Toutes les astuces pour optimiser la gestion d’un centre de formation

Après s’être particulièrement bien porté depuis le début des années 2000, le domaine de la formation professionnelle accuse le coup depuis deux ans. En effet, la crise de la Covid-19 ainsi que les différents confinements auxquels elle nous a obligés ont eu un impact très important sur l’éducation, la formation, et même sur le monde du travail au sens général du terme. Les centres de formation redémarrent leur activité depuis quelques mois en ayant intégré au passage des changements fondamentaux qui vont très certainement s’inscrire dans la durée. C’est par exemple le cas de l’enseignement à distance.

Toujours est-il qu’à distance ou en présentiel, les centres de formation retrouvent aujourd’hui le rythme qui était le leur avant la pandémie, voire même mieux. Cette période particulière a en effet donné à un grand nombre de personnes l’envie de changer de profession et d’aller voir si l’herbe était plus verte ailleurs. La volonté est une chose, mais elle ne suffit la plupart du temps pas, prendre la peine de se former efficacement est à coup sûr un atout qu’il convient de ne pas négliger, dans la mesure où cela constitue une base solide à la réussite de votre nouveau projet professionnel. D’où cette sorte de renaissance que l’on observe au niveau des centres de formation.

S’ils sont ravis de ce regain d’activité, leurs responsables n’en cherchent pas moins à rationaliser leur activité, et notamment la lourde charge de travail que cela engendre sur le plan administratif. Si vous vous retrouvez vous-même dans cette situation, nous allons, avec cet article, vous donner quelques clés qui vont, nous l’espérons, vous permettre d’aborder votre tâche avec l’esprit un peu plus léger.

Opter pour un logiciel dédié

Gérer un centre de formation demande un important sens de l’organisation, d’autant plus qu’il s’agit d’une activité très réglementée. Les tâches à accomplir sont en effet à la fois nombreuses et variées. La partie administrative s’avère en effet particulièrement complexe et il convient de ne rien omettre, de ne pas se tromper non plus, cela tombe sous le sens. L’idéal reste alors de s’adjoindre les services d’un logiciel pour formation Oxygène : spécifiquement conçu, il vous permettra d’optimiser votre organisation interne et de la rendre la plus efficace possible. Notez qu’un tel logiciel peut aussi tout à fait être adapté pour une entreprise dite traditionnelle qui aurait pour habitude d’organiser des sessions de formation, que ce soit de manière régulière ou ponctuelle. Il est question de gérer de l’humain et du temps, des documents divers et variés, voire des lieux de formations, qu’ils soient internes ou externes à la société. Cela trouve des applications pour tous les intervenants.

Pour les formateurs comme pour les stagiaires, seront édités des plannings de formation, avec durée des sessions, des cours, ainsi que le lieu où ils seront dispensés. Les absences pourront aussi être reportées, celles des uns comme des autres. Les supports de cours seront, eux aussi, pris en charge.

Plus précisément concernant les stagiaires, les documents administratifs seront gérés par le logiciel. S’inscrire en formation requiert d’en remplir de nombreux, de fournir quantité de papiers et justificatifs divers. Entre conventions de stage, documents personnels ou d’identité, questionnaire de satisfaction, bilan pédagogique, l’avantage du logiciel, c’est aussi de centraliser toutes ces informations, tous ces documents.

Le centre en lui-même sera ainsi bien plus réactif s’il est question de changement de réglementation. C’est en effet parfois le cas dans le domaine de la formation : certifications, contraintes sont amenées à régulièrement évoluer. La numérisation des process est alors un atout majeur pour le bon fonctionnement du centre.

Soigner la gestion commerciale

Idéalement, nous vous recommandons de le coupler à un logiciel de gestion commerciale qui vous soulagera notoirement, comme son nom l’indique, sur le plan commercial. Vous pouvez aussi envisager d’investir dans un logiciel de comptabilité. Un centre de formation n’est en effet pas comparable à une quelconque entreprise de négoce. Devis, commandes, factures, statistiques, les données financières sont automatiquement basculées du logiciel de formation vers celui qui traite de la gestion commerciale, si vous les avez couplés. Toutes les fonctionnalités ne vous seront peut-être pas utiles, mais il ne fait pas de doute que vous vous féliciterez d’avoir engagé ce pas vers la dématérialisation.

Si votre centre de formation œuvre à grande échelle et est dans une démarche visant à toujours accroître sa clientèle, faites le choix d’une option CRM. La relation client est en effet au cœur de la notion même de commerce et il y a tout à gagner à la soigner. Vous aurez ainsi fait un grand pas vers une dématérialisation totale de la gestion de votre activité. Tout en proposant un niveau de service toujours plus performant aux personnes faisant appel à vous. Vous pourrez alors vous recentrer en toute sérénité vers ce qui fait le cœur de votre métier, dispenser une formation de qualité.

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